DEFTER TUTULMASI
Yöneticinin ana yapının korunması ile ilgili önlemleri alabilmesi için,öncelikle kat malikleri kurulunun bu konuda bir karar vermesi veya belirli bir ölçüde harcama yetkisini yöneticiye tanıması gerekir.
Her ne kadar kat mülkiyeti kanunu karar defterinin noter tasdikli olmasını zorunlu tutsa da.
a.Karar defterinin
b.İşletme defterinin
c.Denetçi raporlarının yazıldığı defterin noterlikçe tasdiki tavsiye olunur.
Aksi hallerde bazı hukuki sorunlarda zorluk yaşanabilir. Keza işletme defterine müstenit teşkil eden fatura makbuz gibi belgelerin muntazaman saklanması gerekir.
Tasdik zamanı şayet eski defterinize devam edecekseniz (ara tasdik)ocak ayı içinde .Yeni defter tasdik edilecekse aralık ayı içinde..
Defter tutulması ve belgelerin saklanması
(KMK) Madde 36 – Yönetici,kat malikleri kurulunun kararlarını,protokolleri,yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri 32.maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerinin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin,her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33.maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.
YÖNETİMİN DENETLENMESİ
Madde 41 – Kat malikleri kurulu,yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması halinde onu her zaman değiştirebilir. Hesapların denetlenmesi için yönetim planında belli bir zaman konulmamışsa,bu denetim her üç ayda bir yapılır.
Bununla beraber haklı bir sebep çıkarsa,hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir. Kat malikleri kurulu denetim işini,kendi aralarında sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir;bu halde denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda,eğer zaman yazılmamışsa,her takvim yılının ilk ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetim sonucunu ve ana gayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir;bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.
Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları,1 den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.